O processo de elaboração de uma RFP (Request for Proposal) previne muitos problemas porque faz uma descrição da situação atual, responsabilidades e expectativas que se esperam resolver com a implantação do novo sistema. O RFP permite que cliente e fornecedor se conheçam melhor. Ao estabelecer os objetivos gerais, funcionalidades mínimas e requerimentos operacionais que a solução deve atender, aumenta a eficiência e o contentamento dos usuários com a solução implantada.